Net voor de zomervakantie hadden veel medewerkers goede hoop dat na de zomervakantie het “oude normaal” wel weer terug zou keren. Dat iedereen in ieder geval weer meer naar school/kantoor zou kunnen gaan en het gebruik van toepassingen als Zoom, Teams en Google Meet tot normale proporties terug gebracht zou kunnen worden.
Voor leerkrachten en docenten in het PO en VO geldt dat zij inderdaad weer voor de klas kunnen gaan staan. Maar voor de docenten in MBO, HBO en op universiteiten, evenals voor al het onderwijs ondersteunend personeel, geldt echter dat zij nog steeds zoveel mogelijk vanuit huis moeten werken.
Los daarvan komt uit onderzoek naar voren dat “de geest in die zin uit de fles is” dat er ook een aanzienlijke groep medewerkers is (30 – 40%) die het thuiswerken van de afgelopen maanden een verademing vond en juist graag structureel meer vanuit huis wil werken.
Wat impliceert dat er goed moet worden nagedacht over thuiswerken en de werkplek thuis. De noodzaak van expliciet beleid op dit vlak neemt snel toe.
Zorgplicht als werkgever
Wanneer medewerkers gedwongen worden structureel thuis te werken (dus niet wanneer zij er zelf om vragen) heeft de werkgever een zorgplicht. Zowel ten aanzien van de werkplek thuis alsook ten aanzien van de psychosociale arbeidsbelasting van medewerkers.
Een werkgever is er mede verantwoordelijk voor dat de werkplek thuis ergonomisch is ingericht. Hetgeen betekent dat er minimaal een goed bureau en een goede bureaustoel moeten zijn en dat de belichting van de werkplek goed geregeld moet zijn. Daar waar aanpassingen nodig zijn kan de werkgever ervoor kiezen een medewerker een onkostenvergoeding te geven of de medewerker middelen ter beschikking te stellen.
Daarnaast is de werkgever mede verantwoordelijk voor het geestelijk welbevinden van een medewerker die thuis werkt. Immers, thuiswerken kan ook voor de nodige stress zorgen. Met name wanneer werk en privé onvoldoende gescheiden kunnen worden. Met als oorzaak de inrichting van de woning thuis (geen aparte werkruimte in combinatie met huisgenoten die ook thuis zijn) of de discipline van de desbetreffende medewerk(st)er (’s avonds de telefoon of laptop niet weg kunnen leggen). Daarnaast is bekend dat er medewerkers zijn die het werken thuis als een sociaal isolement kunnen ervaren en de contacten op het werk missen. In dat kader is het goed om te kijken of er naast online meetings toch ook offline bijeenkomsten georganiseerd kunnen worden waarbij groepjes medewerkers elkaar met enige regelmaat met inachtneming van de 1,5 meter afstand kunnen ontmoeten.
Belastingdienst kijkt mee
Wanneer het nodig is medewerkers van middelen te voorzien om thuis te kunnen werken of medewerkers een onkostenvergoeding krijgen voor bijvoorbeeld het gebruik van de eigen PC/laptop, telefoon of internetverbinding is het verstandig goed te kijken naar de kaders die de belastingdienst op dit vlak stelt. Voorkomen moet worden dat medewerkers er ongewenst financieel bij inschieten omdat zij achteraf en onverwacht geconfronteerd worden met een aanslag vanuit de belastingdienst omdat de verstrekte middelen of de vergoedingen worden gezien als loon.
Werkafspraken
Ten slotte moet er goed worden nagedacht over de te maken werkafspraken. Het is bijvoorbeeld handig om met elkaar af te spreken wat de officiële werktijden zijn, dat iedereen de elektronische agenda bijhoudt en dat iedereen tijdens werktijden bereikbaar is als er niets in de agenda staat. Dit om te voorkomen dat iedereen de werkdag naar believen gaat invullen en men elkaar niet meer te pakken kan krijgen op momenten dat dit nodig is.
Meer informatie
Er zijn diverse sites waar allerlei handige hulpmiddelen staan om het thuiswerken inhoud te geven. Denk aan een thuiswerkregeling, een checklist voor de inrichting van een thuiswerkplek, etc. Voorbeelden zijn arboportaal.nl en arbo-online.nl.
Auteur: Bert van de Bovenkamp
