Hoewel je het niet zou zeggen als je doordeweeks op de snelweg rijdt, zijn er echt mensen die sinds maart van dit jaar niet of nauwelijks meer op kantoor zijn geweest. Hun werkcontacten bestaan vrijwel uitsluitend uit videogesprekken. Er zijn dan ook steeds meer mensen die niet alleen Corona-moe zijn maar die ook het videobellen de keel uithangt. En we moeten nog even … Mede op basis van mijn eigen ervaringen bij deze 7 tips om het videobellen leuk en effectief te houden.
Tip 1
Zorg voor afwisseling
De dagen dat je echt helemaal gaar bent en voor je gevoel “vierkante ogen hebt” zijn de dagen dat je bijna ononderbroken van de ene meeting naar de ander hopt. Waarbij je je verontschuldigt voor het feit dat je even een broodje naar binnen werkt….
Dit is iets wat je niet lang vol houdt. Videobellen is om meerdere redenen intensiever dan “face to face” overleg:
- Het vraagt meer discipline omdat anders iedereen door elkaar heen praat.
- Je bent toch constant bezig om zoveel mogelijk non-verbale signalen op te vangen. Altijd een belangrijke bron van informatie.
- Concentreren is lastiger. De ene keer wordt je afgeleid door een huisgenoot (al dan niet met staart), de andere keer door wat er op het scherm gebeurt bij één van de andere deelnemers aan het overleg.
Zorg daarom dat je tussen videogesprekken door ook andere activiteiten hebt. De boog kan niet altijd gespannen staan. Dus ga tussendoor even sporten, lekker lunchen, kijken hoe het met je huisgenoten gaat, of doe een ander type werkzaamheden.
Tip 2
Plan pauzes in tussen meetings
Mocht je toch meerdere meetings achter elkaar hebben, bijvoorbeeld omdat je werk uit bijna niets anders dan overleggen bestaat, zorg dan in ieder geval dat meetings niet strak achter elkaar aan gepland staan. Als het druk is heb je al snel de neiging om dit te doen. Maar overleggen kunnen nog wel eens uitlopen. Alles strak achter elkaar plannen kan zodoende de nodige stress opleveren.
Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar ik merk dat ik zelf al snel de neiging heb afspraken strak achter elkaar aan te plannen (het kan, want geen reistijd) en ik heb ook regelmatig anderen aan de andere kant van de lijn die zich excuseren omdat ze eerst even naar het toilet willen of iets te drinken willen halen.
Op kantoor loop je tussendoor toch ook even naar het koffiezetapparaat of maak je even een praatje met een collega?
Tip 3
Plan niet te lange bijeenkomsten in
Dit heeft te maken met hetgeen ik schreef onder tip 1. Videogesprekken zijn intensiever dan “face to face” overleg. Om te zorgen dat iedereen geconcentreerd blijft en een actieve bijdrage levert kun je beter zorgen dat een sessie niet te lang duurt.
Tip 4
Maak ruimte voor een digitale inloop
Lijkt misschien tegenstrijdig met tip 3, maar dat is het niet. Videomeetings verlopen noodgedwongen erg gestructureerd. Bij steeds meer sessies kom ik tegen dat het geluid van iedereen standaard gemute wordt en soms wordt mensen ook gevraagd hun camera uit te zetten zodat er minder afleiding is.
Echter, er zijn ook steeds meer mensen die moeite hebben met thuiswerken omdat zij hun collega’s en een praatje missen. Om deze mensen tegemoet te komen, en om te voorkomen dat bijeenkomsten té zakelijk worden, is het goed om de eerste 5-10 minuten alles open te zetten en net als bij een “face to face” bijeenkomst even bij te praten.
Meer dan anders is het nu van belang om mensen even te vragen hoe het gaat.
Tip 5
Bespreek alleen die zaken online die online besproken kunnen worden
Zoals al eerder aangegeven vragen videogesprekken om een redelijk strakke structuur. Online discussiëren is zodoende lastig. Ook het voeren van een lastig één op één gesprek leent zich minder voor een videogesprek. Dit vanwege het ontbreken van veel van de non-verbale informatie, die juist in dit soort situaties zo van belang kan zijn.
Het behandelen van de verkeerde onderwerpen tijdens een videogesprek kan leiden tot misverstanden en/of frustraties.
Tip 6
Zorg voor een rustige werkplek
Vanwege de concentratie die videogesprekken vragen is het van belang dat je op een rustige plek zit. Dus niet in dezelfde ruimte als waar kinderen zitten te spelen of je partner continue zit te (video)bellen. Loopt er dan toch een keer een huisgenoot binnen (al dan niet met staart), doe hier dan niet te krampachtig over. Het kan iedereen overkomen. We zitten met z’n allen in hetzelfde schuitje en het overkomt dus iedereen wel een keer.
Tip 7
Zorg dat de technische randvoorwaarden zijn ingevuld
Ik heb dit punt bewust tot het laatst bewaard. Terwijl het toch zo basaal is: zorg dat de techniek werkt in die zin dat je niet alleen een apparaat hebt dat op zijn taak berekend is maar ook een internetverbinding. Bijna niets is zo vermoeiend als gesprekken die continue haperen of regelmatig gedeeltelijk wegvallen.
Auteur: Bert van de Bovenkamp
