Scholen kunnen gratis gebruik maken van Gsuite for Education van Google. Maar er is ook een betaalde versie: Gsuite Enterprise for Education (GSEFE). Tot 31 oktober a.s. is deze betaalde versie in de aanbieding en kun je voor maximaal 3 jaar 50% korting krijgen op de prijs van Eur 4,– per gebruiker per maand. Biedt de enterprise-versie voldoende extra’s om de extra uitgave te verantwoorden?
Tijdelijke gratis upgrade is gestopt per 1-10-2020
De afgelopen maanden heeft Google i.v.m. Covid 19 een aantal van de extra mogelijkheden van Gsuite Enterprise for Education gratis toegevoegd aan Gsuite for Education. Met name binnen Google Meet. Zo was het maximaal aantal deelnemers aan een online vergadering verhoogd van 50 naar 250 en was het mogelijk om Meet-sessies onbeperkt op te nemen en op te slaan. Deze gratis upgrade van Gsuite for Education is gestopt per 1-10-2020.
Tegelijkertijd worden er op dit moment allerlei verbeteringen doorgevoerd binnen Google Meet, waarmee de verschillen tussen de versie binnen Gsuite for Education en Gsuite Enterprise for Education toenemen.
Verschillen tussen beide versies
Zaken die vanaf medio oktober mogelijk zijn binnen Google Meet als onderdeel van Gsuite Enterprise for Education en niet binnen Google Meet als onderdeel van Gsuite for Education zijn de volgende:
● opnemen van Meet-sessies;
● online aanwezigheidsregistratie;
● break-out sessies;
● QenA;
● poll-functie;
● online vertaler;
● noise cancellation waarmee achtergrondgeluiden worden weggefilterd;
● externen toegang geven tot interne streams.
Daarnaast is het maximum aantal deelnemers aan een teamsessie dus weer beperkt tot 50.
Nieuwe functionaliteiten binnen beide versies
Nieuwe functionaliteiten die overigens zowel binnen Google Meet als onderdeel van Gsuite Enterprise for Education alsook binnen Google Meet als onderdeel van Gsuite for Education zijn/zullen worden toegevoegd zijn de volgende:
● mogelijkheid om alle 50 deelnemers aan een vergadering in één scherm te zien;
● alleen leerkracht kan deelnemers muten;
● leerlingen kunnen geen externen uitnodigen voor een sessie;
● mogelijkheid om “hand op te steken” (nu nog via een extensie);
● integratie van jamboard (geavanceerd whiteboard) in een sessie;
● achtergrond aanpassen;
● low light mode (mensen beter zichtbaar als ze in een slecht verlichte ruimte zitten).
Potentiële meerwaarde upgrade
Belangrijkste verschillen tussen Google Meet als onderdeel van Gsuite Enterprise for Education en Gsuite for Education is m.i. dat binnen de enterprise versie:
- vergaderingen met meer dan 50 deelnemers mogelijk zijn;
- de break out rooms (populaire feature van Zoom) beschikbaar komen.
Om van deze functionaliteiten gebruik te kunnen maken is dus een upgrade nodig. Met de upgrade komen ook andere functionaliteiten beschikbaar die bij de gratis Gsuite for Education licentie ontbreken. Zo krijg je de beschikking over een krachtiger zoekfunctie, een plagiaatchecker (voor PO wellicht minder interessant) en allerlei extra mogelijkheden op het gebied van beveiliging. Belangrijkste bij dat laatste is dat je kunt aangeven dat data Europa niet mogen verlaten. Daarnaast krijg je veel meer inzicht, bijvoorbeeld in welke bestanden met externen gedeeld worden.
Voor een totaaloverzicht van de verschillen: zie https://edu.google.com/products/gsuite-for-education/enterprise/?modal_active=compare-editions
Mogelijke scenario’s
Google biedt onderwijsinstellingen zoals aangegeven in de inleiding tot 31-10 a.s. de mogelijkheid om enterprise-licenties af te sluiten tegen een gereduceerd tarief van
Eur 2,– per gebruiker per maand. Je kunt er voor kiezen om deze voor 1 jaar af te nemen maar je kunt ook gelijk een optie voor 2x verlenging met een jaar afnemen. Na max. 3 jaar ga je dan Eur 4,– per gebruiker betalen. Of je valt weer terug op Gsuite for Education.
Wanneer je een licentie afneemt voor alle medewerkers binnen je organisatie hoef je voor leerlingen niet te betalen.
Op grond van voorgaande zie ik meerdere mogelijke scenario’s:
- Wanneer je het van meerwaarde vindt om alle gegevens binnen Europa te houden zou je kunnen overwegen om voor onbeperkte tijd voor alle medewerkers een enterprise licentie af te nemen. Bijkomend voordeel zijn dan de overige extra’s zoals hiervoor benoemd. Waarbij ik denk dat in Corona-tijd met name de break-out sessies en het feit dat je desgewenst Meet-sessies kunt opnemen en bewaren meerwaarde bieden. En je kunt de eerste drie jaar profiteren van 50% korting.
- Met het oog op Covid 19 zou je ook voor een jaar met een optie voor 2x verlengen met een jaar (dan moet er toch een vaccin beschikbaar zijn) voor alle medewerkers kunnen upgraden naar de enterprise versie. Met als belangrijkste argumenten dat je dan in ieder geval komend jaar zowel voor vergaderingen als lessituaties break-out rooms in Google Meet kunt inzetten en desgewenst Meet-sessie kunt opnemen en bewaren;
- Met het oog op Covid 19 zou je ook voor een jaar met een optie voor 2x verlengen met een jaar kunnen upgraden naar de enterprise versie voor bijvoorbeeld CvB, directies en stafleden voor vergadersessies. Argument kan in dat geval zijn dat je online (in het geval van een grotere organisatie) bijeenkomsten van meer dan 50 personen kunt organiseren en daarbij ook break out rooms kunt inzetten en desgewenst sessie kunt opnemen en bewaren.
- Tenslotte kun je natuurlijk ook gewoon afzien van een upgrade.
Auteur: Bert van de Bovenkamp
