(door Bert van de Bovenkamp)

Onderwijsorganisaties zijn informatie-intensieve organisaties en de maatschappelijke tendens is dat de waarde van informatie steeds meer toeneemt (“informatie is het nieuwe goud”). Je zou dan ook verwachten dat informatiemanagement in alle onderwijsinstellingen de volle aandacht krijgt. Toch is dat zeker in het VO en PO nog lang niet overal het geval en loopt men achter op bijvoorbeeld het openbaar bestuur en de Nederlandse politie. Daarom bij deze een pleidooi voor meer informatiemanagement (IM) in het onderwijs algemeen en het VO en Po in het bijzonder. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn het wat, het waarom en het hoe. 

Wat is informatiemanagement?

Dit is één van de problemen van informatiemanagement. Er bestaat geen eenduidige, alom geaccepteerde definitie.

Kennisnet, dat het belang van informatiemanagement onderkent en er op haar website een hele themapagina voor heeft ingericht, definieert het als volgt:

“Informatiemanagement gaat over het achterhalen van de informatiebehoefte van de verschillende doelgroepen en nagaan hoe je deze informatie vervolgens zo eenvoudig mogelijk ter beschikking stelt.”

Informatiemanagement binnen een organisatie, zo stelt Kennisnet verder, beweegt zich binnen het vlak van strategische, tactische en operationele aspecten en sturende, uitvoerende en ondersteunende functies. Hierbij refereert men aan het zogenaamde Negenvlaksmodel van Rick Maes, ook wel het Amsterdamse Informatiemanagement Model genoemd (zie onderstaande figuur). Een bekend model dat ook in de gemeentewereld en bij de Nederlandse politie als leidraad wordt gehanteerd.

Informatiemanagement omvat in feite het middelste kruis in deze afbeelding.

Het antwoord van Gemini op de vraag wat informatiemanagement inhoudt is wat mij betreft aanvullend en maakt het ook iets concreter:

“Informatiemanagement omvat het plannen, organiseren, controleren en optimaliseren van de manier waarop informatie wordt verzameld, gebruikt, gedeeld en bewaard.

Aspecten die daarbij aan de orde komen zijn:

• Strategie: Het ontwikkelen van een IM-strategie die aansluit bij de visie en doelstellingen van de onderwijsorganisatie.

• Governance: Het vaststellen van duidelijke regels en procedures voor het beheer van informatie.

• Infrastructuur: Het inrichten van een IT-infrastructuur die de informatiebehoeften van de organisatie kan ondersteunen.

• Processen: Het ontwikkelen en implementeren van efficiënte processen voor het verzamelen, gebruiken, delen en bewaren van informatie.

• Mens en organisatie: Het borgen van betrokkenheid en vaardigheden van medewerkers om effectief met informatie om te gaan.

• Technologie: Het inzetten van passende technologieën om informatiemanagement te ondersteunen.

• Beveiliging: Het waarborgen van de veiligheid en vertrouwelijkheid van informatie.

• Kwaliteitsbeheer: Het monitoren en evalueren van IM-processen om continue verbetering te borgen.”

Wat mij betreft een mooie beschrijving van alles wat het werkgebied van een informatiemanager raakt en waar ik mij zelf als informatiemanager dagelijks mee bezighoud. 

Waarom is informatiemanagement belangrijk?

Nu we wat meer duidelijk hebben “wat” informatiemanagement is, is het goed om stil te staan bij waarom het zo belangrijk is om er tijd en geld in te steken. 

Belangrijkste redenen zijn wat mij betreft

• Verbeterde besluitvorming: Wanneer zij beschikken over gestructureerde en betrouwbare informatie, kunnen leidinggevenden, docenten en andere betrokkenen betere beslissingen nemen over onderwijs, leerlingenzorg, bedrijfsvoering etc..
• Verhoogde efficiëntie: Informatiemanagement stroomlijnt processen en vermindert administratieve lasten. Dit leidt tot efficiënter gebruik van tijd en middelen, waardoor meer aandacht kan worden besteed aan kerntaken zoals lesgeven en leren.
• Verbeterde leerresultaten: door meer gepersonaliseerde leerervaringen te ondersteunen, toegang te bieden tot relevante leermiddelen en meer inzicht te bieden in het verloop van leerprocessen (learning analytics) kan Informatiemanagement de leerresultaten van leerlingen positief beïnvloeden.
• Verhoogde transparantie en verantwoording: Informatiemanagement zorgt voor transparantie in de werking van de onderwijsorganisatie en maakt het mogelijk om verantwoording af te leggen over het gebruik van middelen en het behalen van doelstellingen.
• Risicomanagement: Informatiemanagement helpt bij het identificeren en mitigeren van risico’s die verband houden met de verwerking van informatie en levert op die manier een bijdrage aan informatiebeveiliging en privacy.

Hoe informatiemanagement vorm te geven?

Informatiemanagement moet professioneel en volwassen worden ingevuld in een organisatie. Net zoals bijvoorbeeld human resource management en financieel management. 

Dit betekent wat mij betreft allereerst dat de processen zoals benoemd in het BISL-framework worden ingevuld (zie onderstaande figuur).

Om aan die processen op een professionele manier invulling te kunnen geven moet ook een aantal functies/rollen worden ingevuld binnen een organisatie. Denk aan één of meer informatiemanagers, functioneel applicatiebeheerders, architecten, gegevensbeheerders, e-coaches en een contractmanager. Samen met het lijnmanagement, dat de rollen van proceseigenaar en systemeigenaar vervult, en de technische ICT-afdeling zorgen zij dat de potentiële meerwaarde van ICT voor een organisatie wordt geëffectueerd. 

Herkent u de hiervoor genoemde processen en rollen niet binnen uw organisatie, dan is er werk aan de winkel!